Nos conditions de
collaboration.

En utilisant nos Services, vous acceptez ces Conditions et notre Politique de confidentialité. Ces documents constituent ensemble l'accord complet.

1. Applicabilité et acceptation

Pour utiliser nos Services, vous devez :

• Avoir au moins 18 ans ;
• Être établi en France ou dans un autre État membre de l'UE où nos Services peuvent être légalement proposés ;
• Avoir lu et compris ces Conditions et les accepter sans réserve.

Si vous agissez au nom d'une organisation, vous déclarez être autorisé à engager juridiquement cette organisation par ces Conditions. Si vous n'acceptez pas ces Conditions, nous vous demandons de ne pas utiliser nos Services.

La Société peut adapter les Services (y compris l'abonnement, les prix, les fonctionnalités, les performances, l'interface utilisateur et l'ergonomie) et ces Conditions selon les besoins. En cas de modifications importantes, nous vous informerons au moins 14 jours à l'avance par e-mail ou via le Tableau de bord.

L'accès ou l'utilisation des Services après une modification signifie l'acceptation des Conditions mises à jour.

2. Nos Services

Assistant vocal IA & Plateforme

Voicelabs propose les Services suivants :

• Un assistant vocal IA ("Agent IA") qui répond aux appels entrants pour votre entreprise ;
• Un tableau de bord associé ("Tableau de bord") où les enregistrements d'appels, les transcriptions et les notes clients sont disponibles ;
• Accès à votre propre environnement de gestion via notre site web ou éventuellement d'autres canaux numériques ;
• Intégrations optionnelles avec des systèmes externes tels que les agendas, CRM et WhatsApp.

L'Agent IA effectue des enregistrements et des transcriptions des conversations entre les appelants et votre entreprise. Ceux-ci sont mis à votre disposition via le Tableau de bord. Vous déterminez comment ces données sont utilisées.

Inscription & Enregistrement

Pour utiliser nos Services, vous créez un compte via app.voicelabs.nl. Vous fournissez des informations correctes et à jour. Vous êtes responsable de la sécurité de vos identifiants de connexion et de tout ce qui se passe via votre compte. Voicelabs peut bloquer des comptes ou l'accès en cas d'abus ou de violation de ces Conditions.

Numéros de téléphone & Transfert d'appels

Avec certains abonnements, vous recevez un numéro de téléphone Voicelabs unique. Vous pouvez transférer votre numéro d'entreprise existant vers celui-ci. Après la résiliation de votre abonnement, vous conservez votre numéro d'origine, mais votre numéro Voicelabs peut être révoqué s'il n'est pas transféré vers un autre opérateur dans les 3 mois.

3. Enregistrements d'appels & Responsabilité

Notre IA enregistre les conversations et en fait automatiquement des transcriptions. Cela se fait uniquement :

• À des fins fonctionnelles (notification, réécoute, contrôle qualité) ;
• Conformément au RGPD ;
• Après configuration correcte des avertissements d'appel optionnels ("Cet appel peut être enregistré...").

En tant que Client, vous êtes responsable du respect de la législation locale concernant l'enregistrement des appels. Nous recommandons d'informer les appelants que l'appel peut être enregistré.

Fonctionnalité SMS & WhatsApp

L'Agent IA peut, avec le consentement de l'appelant, envoyer des messages SMS ou WhatsApp (comme des rendez-vous ou des liens). En tant que Client, vous êtes responsable de la configuration correcte de cette fonction et du respect de la loi sur les télécommunications concernant le consentement et les options de désinscription.

4. Utilisation acceptable

Responsabilités

Vous êtes entièrement responsable de :

• La manière dont vous utilisez les services Voicelabs ;
• Les appelants auxquels votre Agent IA répond ;
• Le contenu des messages, réponses, SMS et appels enregistrés.

Utilisation interdite

Il est interdit d'utiliser Voicelabs pour :

• Des fins illégales, offensantes, trompeuses, discriminatoires ou sexuelles ;
• Le traitement de données personnelles d'enfants de moins de 16 ans sans consentement démontrable des parents/tuteurs ;
• Le spam, le phishing, les arnaques ou l'utilisation abusive de numéros de téléphone ;
• Des appels en violation du RGPD ou de la loi sur les télécommunications ;
• L'ingénierie inverse, la copie ou la revente de notre logiciel ou technologie IA ;
• La création d'un produit ou service concurrent.

Données interdites

Vous ne pouvez pas traiter de données personnelles sensibles via Voicelabs (telles que des données médicales, pénales ou biométriques) sauf si cela est légalement autorisé et si vous avez obtenu le consentement explicite des personnes concernées.

En cas d'abus ou de violation, nous nous réservons le droit de bloquer immédiatement votre accès sans remboursement des frais d'abonnement.

5. Avertissement IA

Les réponses IA de Voicelabs peuvent contenir des inexactitudes factuelles, des informations incomplètes ou inappropriées. Voicelabs ne garantit pas l'exactitude ou l'adéquation des réponses IA.

Le Client est toujours responsable de la vérification et ne doit pas utiliser les réponses IA comme seule base pour des décisions juridiques, médicales, financières ou autres décisions matériellement importantes.

Vous reconnaissez que la technologie IA a des limitations inhérentes et que la qualité des réponses dépend de la configuration, de la base de connaissances et des instructions que vous fournissez.

6. Vos données et propriété

Propriété des données

Toutes les données que vous téléchargez ou qui sont générées par les conversations avec votre Agent IA (telles que les enregistrements, transcriptions, données clients) restent votre propriété.

Licence de traitement

Vous accordez à Voicelabs le droit d'utiliser ces données :

• Pour fournir nos Services ;
• Pour améliorer la qualité de nos modèles IA (conforme au RGPD) ;
• Sous forme anonymisée pour des analyses ou optimisations.

Sécurité et stockage

Toutes les données sont stockées sur des serveurs au sein de l'Espace Économique Européen (EEE). Nous utilisons des centres de données aux Pays-Bas et en Allemagne. Vous êtes responsable de la conservation des sauvegardes des données importantes.

Responsabilité des données

Vous êtes entièrement responsable de la légalité, de l'exactitude et du contenu de toutes les données, conversations et messages traités via Voicelabs. Voicelabs n'accepte aucune responsabilité pour l'utilisation illégale ou erronée des données clients.

7. Confidentialité & RGPD

Politique de confidentialité

En utilisant nos Services, vous déclarez avoir lu et accepté notre Politique de confidentialité. Celle-ci est rédigée conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Accord de sous-traitance

Lors de la fourniture des Services, la Société agit en tant que sous-traitant, traitant les données personnelles pour le compte du Client, qui est le responsable du traitement. La nature, la finalité et la durée du traitement, les types de données personnelles et les catégories de personnes concernées sont déterminés par la portée des instructions du Client telles que documentées dans cet Accord.

La Société traite les données personnelles conformément au RGPD et aux instructions du Client. Le traitement a lieu pendant la durée de l'Accord, dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services.

Principes de traitement des données

La Société :

• Ne traitera les données personnelles que sur la base d'instructions documentées du Client ;
• S'assurera que les personnes autorisées à traiter les données personnelles se sont engagées à la confidentialité ;
• Mettra en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité du traitement ;
• Assistera le Client pour répondre aux demandes des personnes concernées ;
• Assistera le Client pour assurer le respect des obligations de sécurité ;
• Supprimera ou restituera toutes les données personnelles au Client après la fin de la prestation de services ;
• Mettra à disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer la conformité.

Sous-traitants ultérieurs

La Société peut engager des sous-traitants ultérieurs pour effectuer des activités de traitement spécifiques. La Société informera le Client de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs, donnant au Client la possibilité de s'opposer à ces changements.

Transferts de données

La Société ne transférera pas de données personnelles vers des pays en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE) sans s'assurer que des mesures de protection adéquates sont en place.

Notification de violation de données

En cas de violation de données personnelles, la Société informera le Client sans délai excessif et fournira toutes les informations pertinentes concernant la violation.

Messages de service

Nous pouvons vous tenir informé par e-mail des mises à jour concernant votre abonnement, des incidents de sécurité ou des annonces fonctionnelles. Vous ne pouvez pas vous désabonner de cette communication nécessaire.

8. Abonnements & Périodes d'essai

Structure d'abonnement

Nos Services sont fournis sur la base d'un abonnement. Chaque abonnement est valable pour 30 jours (mensuel) ou 365 jours (annuel) et est automatiquement renouvelé sauf si vous annulez via le Tableau de bord. Le contenu de l'abonnement est expliqué sur notre site web.

Modifications d'abonnement

Vous pouvez mettre à niveau votre abonnement avec effet immédiat. Les rétrogradations prennent effet à partir de la prochaine période d'abonnement. Nous nous réservons le droit de modifier les tarifs ou les conditions avec un préavis de 30 jours.

Période d'essai gratuite

Les nouveaux utilisateurs peuvent bénéficier d'une période d'essai gratuite unique. À la fin de celle-ci, vous passerez automatiquement à un abonnement payant, sauf si vous annulez à temps.

Annulation

Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment via le Tableau de bord. Pour les abonnements mensuels, l'annulation prend effet à la fin du mois de facturation en cours. Pour les abonnements annuels, l'annulation prend effet à la fin de l'année de facturation en cours.

Aucun remboursement n'est accordé pour les parties non utilisées d'une période d'abonnement, sauf si la loi l'exige.

9. Appels illimités

Si votre abonnement inclut la mention "appels illimités" ou "minutes d'appel illimitées", cela est destiné à une utilisation professionnelle normale. Cela signifie qu'une limite raisonnable de 1 000 appels distincts par mois s'applique.

Par appel, nous entendons : chaque appel téléphonique effectué via votre numéro Voicelabs, quelle que soit la durée de l'appel.

En cas de dépassement structurel de ce maximum, nous nous réservons le droit de :

• Facturer séparément les appels au-delà de ce nombre, ou
• Convertir votre abonnement en un abonnement Entreprise approprié.

Si votre utilisation est structurellement supérieure au maximum indiqué, nous vous contacterons pour discuter d'un abonnement plus adapté à vos besoins professionnels.

10. Facturation & Paiements

Frais

Lors de la création d'un abonnement, vous acceptez les frais mensuels ou annuels, tels qu'indiqués sur notre site web ou convenus dans un devis. Le paiement doit être effectué à l'avance par facture ou prélèvement automatique. Sauf indication contraire, tous les prix sont hors TVA.

Mode de paiement

Vous êtes tenu d'associer un mode de paiement valide à votre compte. Ce faisant, vous autorisez Voicelabs à prélever automatiquement les montants dus au début de chaque période d'abonnement.

Retard de paiement

En cas de non-paiement, nous nous réservons le droit de :

• Bloquer temporairement votre compte ;
• Majorer les paiements en retard de frais administratifs (15€) et d'intérêts légaux ;
• Facturer d'éventuels frais de recouvrement.

Modifications de prix

La Société peut modifier les Frais pour les Services. La Société fournira un préavis d'au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur de la modification. Si le Client continue à utiliser les Services après l'entrée en vigueur de la modification des Frais, le Client sera réputé avoir accepté les nouveaux Frais.

Taxes

Tous les Frais sont hors taxes (TVA), que le Client est tenu de payer. Si la Société est tenue de collecter ou de payer des taxes pour le compte du Client, ces montants seront facturés au Client, sauf si le Client fournit un certificat d'exonération de TVA valide.

11. Accès et disponibilité

Disponibilité

Nous visons une disponibilité élevée, mais ne pouvons garantir une disponibilité complète. La maintenance, les pannes ou des facteurs externes peuvent entraîner des interruptions temporaires.

Mises à jour

Nous pouvons mettre à jour régulièrement notre logiciel ou Agent IA. Vous acceptez que les mises à jour puissent être appliquées automatiquement.

Intégrations

Vous pouvez créer des connexions avec des logiciels externes tels que des agendas, des systèmes CRM ou des plateformes de communication. Vous restez responsable du traitement légal des données via ces systèmes.

12. Résiliation du service

Résiliation par vous

Vous pouvez résilier votre abonnement à tout moment via le Tableau de bord. Votre accès reste valide jusqu'à la fin de la période d'abonnement en cours. Après cela, les enregistrements et transcriptions sont conservés pendant 30 jours puis supprimés.

Résiliation par Voicelabs

Nous nous réservons le droit de résilier votre accès en cas de :

• Non-paiement ;
• Violation de ces Conditions ;
• Abus ou comportement frauduleux ;
• Utilisation qui ne correspond pas à notre produit, public cible ou qui exerce une pression disproportionnée sur notre infrastructure.

Conséquences de la résiliation

À la résiliation, le droit du Client d'utiliser les Services expire immédiatement. La Société supprimera ou restituera toutes les Données Client dans les 30 jours suivant la résiliation, sauf si la conservation est légalement requise ou si le Client demande autrement par écrit.

Certaines dispositions de cet Accord, y compris les obligations de confidentialité, les droits de propriété intellectuelle et les limitations de responsabilité, survivent à la résiliation.

13. Responsabilité, garanties et indemnisation

Exclusion de garanties

Les Services de Voicelabs sont fournis "en l'état" et "selon disponibilité". Voicelabs ne donne aucune garantie expresse ou implicite concernant la disponibilité, la fiabilité, l'exactitude, l'exhaustivité, l'adéquation, l'absence d'erreurs ou le fonctionnement ininterrompu des Services. Nous ne garantissons pas que les Services répondent à toutes les attentes spécifiques du Client ou soient entièrement exempts d'erreurs ou de pannes.

Aucune information ou conseil oral ou écrit fourni par Voicelabs ne crée de garantie, sauf si cela est expressément confirmé par écrit par Voicelabs.

Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi applicable, Voicelabs n'est pas responsable de :

• Dommages indirects, dommages consécutifs, perte de profits, perte de données, perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle ou tout autre dommage immatériel ;
• Dommages résultant de ou liés à l'exactitude ou l'exhaustivité des réponses générées par l'IA ;
• Dommages résultant des actions de tiers (tels que les opérateurs télécoms ou les intégrations externes).

La responsabilité totale de Voicelabs, quelle qu'en soit la cause, est toujours limitée au montant que le Client a payé à Voicelabs dans les trois (3) mois précédant l'événement ayant causé le dommage. Si aucun paiement n'a été effectué pendant cette période, la responsabilité est limitée à un maximum de 100€ (cent euros).

Cette limitation s'applique que Voicelabs ait été ou non informé au préalable de la possibilité de dommages.

Force majeure

Aucune des parties n'est responsable de tout manquement ou retard d'exécution résultant de causes indépendantes de sa volonté raisonnable, y compris mais sans s'y limiter les catastrophes naturelles, les pandémies, les guerres, le terrorisme, les émeutes, les troubles civils, les actions gouvernementales, les conflits sociaux ou les pannes des fournisseurs de services Internet.

Indemnisation

Le Client indemnise Voicelabs et ses employés contre toute réclamation de tiers, y compris les coûts et dommages, résultant de :

• Utilisation illégale ou inappropriée des Services ;
• Violation de la législation applicable en matière de confidentialité et de télécommunications par le Client ;
• Le contenu des conversations, données ou messages traités via Voicelabs ;
• Violation de ces Conditions par le Client.

14. Propriété intellectuelle

Droits de propriété

Tous les logiciels, scripts, modèles vocaux, tableaux de bord, enregistrements, transcriptions et éléments visuels au sein de Voicelabs sont la propriété intellectuelle de Voicelabs B.V. ou de ses concédants de licence. Vous recevez un droit d'utilisation limité et non exclusif pour la durée de votre abonnement.

Licence d'utilisation

La Société accorde au Client une licence limitée, non exclusive, non transférable et révocable pour utiliser les Services pendant la durée de cet Accord.

Contenu du client

Le Client conserve tous les droits sur tout contenu qu'il télécharge, crée ou modifie à l'aide des Services. Le Client accorde à la Société une licence limitée pour utiliser ce contenu uniquement dans le but de fournir les Services.

Commentaires

Si le Client fournit des commentaires, suggestions ou idées concernant les Services, la Société peut utiliser ces commentaires gratuitement et sans restriction pour améliorer les Services sans aucune obligation envers le Client.

Restrictions d'utilisation

Vous ne pouvez pas copier, revendre, désassembler ou utiliser notre logiciel ou assistant IA à des fins concurrentielles sans autorisation écrite.

Services tiers

Les Services peuvent contenir ou dépendre de services, logiciels ou contenus tiers. Ces composants tiers peuvent être soumis à leurs propres conditions.

15. Revendeurs

Relation revendeur

La Société peut utiliser des revendeurs autorisés pour la distribution de ses services. Les revendeurs agissent de manière indépendante et ne sont pas des agents ou représentants de la Société. Les Conditions Générales entre la Société et l'utilisateur final ne sont pas affectées par d'éventuels accords séparés avec les revendeurs.

Responsabilités du revendeur

Les revendeurs sont responsables de leurs propres actions, déclarations et omissions. La Société n'est pas responsable des déclarations, garanties ou accords faits par les revendeurs qui ne sont pas inclus dans cet Accord.

Prix et facturation via les revendeurs

Lors d'un achat via un revendeur, le Client peut être soumis aux conditions de prix et de facturation du revendeur. Cependant, l'utilisation des Services est toujours régie par cet Accord.

16. Droit applicable et litiges

Droit néerlandais

Ces Conditions sont exclusivement soumises au droit néerlandais.

Tribunal compétent

Tout litige sera soumis au tribunal compétent d'Amsterdam, sauf si le droit impératif en dispose autrement.

Résolution alternative des litiges

Avant de soumettre un litige au tribunal, les parties s'efforceront de le résoudre d'abord entre elles ou par l'intermédiaire d'un médiateur indépendant.

17. Dispositions diverses

Cession

Vous ne pouvez pas céder vos droits ou obligations en vertu de ces Conditions sans le consentement écrit de Voicelabs. Voicelabs peut le faire, par exemple en cas d'acquisition.

Divisibilité

Si une disposition s'avère invalide ou illégale, cela n'affecte pas la validité des autres dispositions.

Communication électronique

Vous acceptez que toutes les communications, accords et documents puissent être fournis par voie électronique et soient juridiquement valides.

Accord complet

Cet Accord constitue l'accord complet entre les parties concernant son objet et remplace tous les accords, arrangements et communications antérieurs ou contemporains, qu'ils soient écrits ou oraux.

Non-renonciation

Le fait pour l'une des parties de ne pas faire valoir un droit ou une disposition de cet Accord n'est pas considéré comme une renonciation à ce droit ou à cette disposition.

Relation entre les parties

Rien dans cet Accord ne crée de partenariat, coentreprise, agence ou relation d'emploi entre les parties.

18. Contact

Pour toute question ou remarque, vous pouvez nous contacter via :

Voicelabs B.V.
Numéro de registre du commerce : 73320455

E-mail : contact@voicelabs.nl

Dernière mise à jour : 25 novembre 2025